PM², la metodologia ufficiale “open source” di gestione dei progetti della Commissione europea, consente ai team di progetto di gestire i propri progetti in modo efficace e di fornire soluzioni e vantaggi alle proprie organizzazioni e alle parti interessate. Sebbene la metodologia sia adatta a qualsiasi tipo di progetto, è ottimale per i progetti relativi al settore pubblico, inclusi i programmi dell’UE e quelli oggetto di sovvenzioni nazionali.
PM² incorpora gli elementi delle best practices, gli standard e le metodologie accettati a livello globale. Originariamente formulato per migliorare la competenza nella gestione dei progetti finanziati dalla UE, per la sua semplicità di utilizzo e la adattabilità rappresenta una metodologia utilizzabile anche dalle aziende private per progetti anche complessi.
La metodologia PM² è supportata da quattro pilastri:
1. un modello di governance del progetto (ruoli e responsabilità)
2. un ciclo di vita del progetto (fasi del progetto)
3. un insieme di processi (es. attività di project management)
4. una serie di prodotti del progetto (es. modelli di documentazione e linee guida)
I ruoli nel PM2 sono chiaramente differenziati tra: committente del progetto (avvio), responsabile di progetto (pianificazione), team specialistico (esecuzione), stakeholders (valutazione).
Le fasi del progetto sono: avvio, pianificazione, esecuzione, chiusura. Il focus di un progetto si sposta pertanto dall'iniziare a pianificare le attività nella fase di avvio, all'esecuzione, monitoraggio e controllo delle attività in corso di progetto ed infine alla accettazione dei prodotti di progetto, alla transizione e chiusura delle attività.
Tutte le fasi di progetto sono sottoposte a monitoraggio e controllo, tra le quali: supervisione di tutte le attività di lavoro e gestione del progetto, monitoraggio dei progressi (milestones) e dei prodotti di progetto, gestione delle modifiche al progetto, risk management, identificazione delle azioni correttive ecc.
Particolare importanza viene data nella metodologia PM2 alle fasi di progettazione ed avvio. Nei team di progetto poco esperti può capitare di sottovalutare l'importanza del lavoro svolto nelle fasi iniziali del progetto e iniziano a lavorare su risultati definiti o pianificati in modo inadeguato. Ciò si traduce in risultati di scarsa qualità e valore per gli utenti finali. Questo è un errore comune nonché costoso, che è spesso la causa principale del fallimento del progetto e del mancato raggiungimento degli obiettivi e benefici previsti dal progetto.
Attenzione particolare in PM² viene data ai Mindsets, ossia gli atteggiamenti, i valori condivisi e i comportamenti che aiutano i team di progetto a concentrarsi su ciò che è cruciale per raggiungere gli obiettivi del loro progetto in una ottica di utilizzo virtuoso ed efficiente dei finanziamenti – pubblici e privati che siano.
PM² riconoscendo la natura complessa e incerta di molte tipologie di progetti incoraggia il cosiddetto approccio “Agile” alla gestione dei progetti basato su un insieme specifico di principi e pratiche, che incoraggia risposte rapide e flessibili al cambiamento e crea un'organizzazione altamente adattiva che consente un miglioramento continuo dei processi.ì
La metodologia PM2 è particolarmente funzionale alla gestione operativa del Recovery and Resilience Facility dell'UE (in Italia, piano nazionale per la ripresa e la resilienza -PNRR). Il suo impiego viene raccomandato per facilitare la armonizzazione del monitoraggio, la rendicontazione e il controllo ai vari livelli di governance (strategica, macroprogrammi, singoli progetti).
In Italia, la traduzione in italiano del manuale PM2 è svolta nell’ambito della PM2 Alliance da un team di ricercatori dell’Università di Roma Tor Vergata guidata dal Prof. Marco Amici.